1. 개요
(1) 증명서류의 보관 의무
법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 법인세 과세표준 신고 기한이 지난날부터 5년간 보관하여야 한다. 다만 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 게시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속 사업연도의 법인세 과세표준 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.
(2) 지출증명서류의 보관 의무
법인이 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 중 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다.
① 신용카드 매출전표
② 현금영수증
③ 세금계산서
④ 계산서
그러나 다음의 경우에는 증명서류로 보지 아니한다.
① 실제 거래처와 다른 사업자 명의로 교부된 세금계산서, 계산서 또는 신용카드 매출전표
② 부가가치세법상 미등록 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 교부받은 세금계산서 또는 계산서
③ 부가가치세법상 간이과세자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 교부받은 세금계산서
(3) 증명서류 수취 불성실 가산세
내국법인이 사업과 관련하여 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 증명서류를 받지 아니하거나 사실과 다른 증명서류를 받은 경우에는 그 받지 아니하거나 사실과 다르게 받은 금액으로 손금에 산입하는 것이 인정되는 금액(건별로 받아야 할 금액과의 차액)의 2%를 가산세로 해당 사업연도의 법인세액에 더하여 납부하여야 한다. 다만 다음 중 어느 하나에 해당하는 경우는 가산세를 적용하지 아니한다.
① 법인카드 등 미수취 접대비로서 손금 불산입된 경우
② 증명서류 수취 예외에 해당하는 경우
③ 다음 중 어느 하나에 해당하는 법인
ⓐ 국가 및 지방자치단체
ⓑ 비영리법인(수익사업과 관련된 부분은 제외)
■ 증명서류 수취 관련 정리
1) 3만원 초과
① 증명서류 수취 : 비용 인정
② 기타증명서류 수취 : 비용 인정 (가산세 2%)
③ 증명서류 없음 : 비용 불인정 (대표자 상여 처분)
2) 3만원 이하
① 증명서류 수취 : 비용 인정
② 기타증명서류 수취 : 비용 인정
③ 증명서류 없음 : 비용 불인정 (대표자 상여 처분)
※ 기타 증명서류 : 영수증, 이체확인증, 계약서, 입금표 등
(4) 증명서류 보관 특례
법인이 다음 중 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 지출 증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.
① 현금영수증
② 신용카드 매출전표
③ 국세청장에게 전송된 전자세금계산서
④ 국세청장에게 전송된 전자계산서
한편, 문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여 국세기본법 시행령 제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보 보존 장치에 보존하는 경우 법인세법 제116조 제1항에 따라 원본 증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하며 법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 국세기본법 시행령 제65조의 7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산 조직을 이용하여 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보 보존 장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존 의무를 이행한 것으로 본다.
2. 증명서류의 범위
(1) 세금계산서
세금계산서는 부가가치세법 규정에 의하여 사업자가 재화 또는 용역의 공급 시에 부가가치세를 징수하고 그 세액을 표시하여 그 재화 또는 용역을 공급받는 자에게 교부하는 서류를 말한다. 세금계산서에 다음의 필요적 기재 사항 중 전부 또는 일부가 기재되지 아니하거나 사실과 다르게 기재된 때에는 매입세액이 불공제되며 이러한 불분명 세금계산서는 정규증명서로 볼 수 없어 증명서류 불비 가산세가 적용된다.
① 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭
② 공급받는 자의 등록번호
③ 공급가액과 부가가치세액
④ 작성연월일
(2) 계산서
계산서는 소득세법 및 법인세법에 의하여 부가가치세가 면제되는 사업자가 재화나 용역을 공급할 때에 교부하는 것으로 세금계산서와는 달리 부가가치세가 없고 순수한 공급가액만이 기재된다. 이러한 계산서는 부가가치세는 면제되지만 소득세나 법인세의 납세의무가 있는 사업자만이 교부할 수 있다. 증명서류로서 효력을 갖는 계산서는 소득세법 및 법인세법에 의하여 적법하게 교부된 계산서를 의미함으로 다음의 필요적 기재 사항의 전부 또는 일부가 기재되지 아니하거나 사실과 다르게 기재된 경우에는 증명서류 불비 가산세가 적용된다.
① 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭
② 공급받는 자의 등록번호와 성명 또는 명칭
③ 공급가액
④ 작성연월일
(3) 신용카드 매출전표
신용카드 매출전표란 여신전문금융업법에 따른 신용카드 매출전표를 말하며 신용카드와 유사한 다음의 것을 포함한다.
① 여신전문금융업법에 따른 직불카드
② 외국에서 발행된 신용카드
③ 기명식 선불카드, 직불 전자 지급수단, 기명식 선불 전자 지급수단, 또는 기명식 전자화폐
한편, 다음의 경우에는 신용카드 매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 본다.
① 신용카드업자로부터 교부 받은 신용카드 월별 이용대금명세서
② 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리(ERP) 시스템에 보관하고 있는 신용카드 또는 직불카드 거래정보
(4) 현금영수증
현금영수증이란 현금영수증 가맹점이 재화 또는 용역을 공급하고 그 대금을 현금으로 받는 경우 당해 재화 또는 용역을 공급받는 자에게 현금영수증 발급 장치에 의해 발급하는 것으로서 거래일시, 금액 등 결제내역이 기재된 영수증으로서 국세청장으로부터 현금영수증 사업의 승인을 얻은 현금영수증 사업자가 발행하는 영수증을 말한다.
3. 증명서류 수취 대상 거래
(1) 개요
법인이 자기의 사업과 관련하여 재화 또는 용역을 공급받고 대가를 지출하는 경우로서 거래 건당 거래금액이 3만원 초과인 경우에는 지출증명서류를 수취, 보관하여야 하며 이를 수취하지 아니한 경우에는 지출증명서류 미수취 가산세가 부과된다. 가산세는 다음의 ①, ②, ③ 모두 해당하는 경우에 적용한다.
① 다른 사업자로부터 재화 또는 용역의 공급받고,
② 재화 또는 용역의 공급에 대한 대가를 지출하는 경우로서,
③ 거래 건당 거래금액이 3만원 초과인 경우
(2) 사업자와의 거래
지출증빙서류 수취 의무는 재화나 용역을 공급하는 거래상대방이 사업자인 경우에만 적용되는 것으로 거래상대방이 사업자가 아닌 경우에는 적용하지 않는다. 사업자가 아닌 개인과의 거래에 있어서는 지출증명서류를 수취할 수 없으므로 지출증명서류를 수취하지 않은 경우에도 지출증명서류 미수취 가산세를 적용하지 않는 것이며 사업자의 여부는 사실상의 사업자를 말하므로 사업자등록이 되어 있지 않은 미등록사업자를 포함하며 부가가치세법상 면세사업자나 간이과세자도 원칙적으로 지출증명서류를 수취하여야 하는 거래상대방 사업자에 해당한다. 다만 다음은 지출증명서류 수취 대상에서 제외되는 거래상대방 사업자에 해당한다.
① 법인 중
ⓐ 비영리법인(비수익사업 부분에 한함), 국가 및 지방자치단체
ⓑ 금융보험업 법인(금융보험용역 부분에 한함)
ⓒ 국내사업장이 없는 외국 법인
② 부가가치세법 제2조의 규정에 의한 사업자 중 읍, 면지역에 소재하는 간이과세자로서 여신전문금융업법에 의한 신용카드가맹점이 아닌 사업자
③ 소득세법 제28조의 규정에 의한 사업자 중 소득세법 제120조의 규정에 의한 국내사업장이 없는 비거주자
(3) 재화 또는 용역의 공급에 대한 대가
지출증명서류의 수취 의무는 사업자와의 거래로서 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지출하는 경우에 적용되는 것으로 재화나 용역의 공급대가가 아닌 거래의 지출에 대하여는 지출증명서류의 수취 의무가 없다. 따라서 재화와 용역의 공급대가가 아닌 경우에는 당해 거래와 관련된 제반 서류(입금증, 계약서 등)를 갖추어 동 거래의 입증자료로서 이를 수취, 보관하여야 한다.
즉, 기부금, 거래의 해약으로 인한 위약금, 판매장려금, 보증금 반환, 조합 또는 협회에 지출하는 경상 회비, 종업원에게 지급하는 경조사비 등의 경우에는 사업자와의 거래라 하더라도 재화와 용역의 공급과 관련이 없으므로 증명서류를 수취하지 아니하여도 가산세가 부과되지 않는다.
(4) 거래 건당 거래금액이 3만원 초과
지출증명서류의 수취 의무 특례의 하나로서 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함)이 3만원 초과인 경우에 지출증명서류의 수취 의무가 있는 것이므로 금액이 3만원 이하인 경우에는 가산세가 적용되지 않는다.